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一、活動沒(mei)有“彩排(pai)”，只有(you)“現(xian)場直播”。
活(huo)動開始之(zhi)前(qian)，你及你的(de)(de)(de)(de)(de)活(huo)動小組可(ke)以花一(yi)周(zhou)(zhou)，一(yi)個(ge)月(yue)(yue)或者是(shi)三(san)個(ge)月(yue)(yue)的(de)(de)(de)(de)(de)時(shi)間(jian)進(jin)行活(huo)動的(de)(de)(de)(de)(de)前(qian)期準備工作。一(yi)旦活(huo)動開始便無(wu)法停(ting)止或重演(yan)，活(huo)動可(ke)能按你所想(xiang)象(xiang)的(de)(de)(de)(de)(de)一(yi)樣(yang)如期順利進(jin)行，也有(you)可(ke)能因(yin)為你未考慮(lv)的(de)(de)(de)(de)(de)因(yin)素而出現(xian)意外，導致活(huo)動無(wu)法繼續、活(huo)動結果(guo)不(bu)如人(ren)(ren)意或是(shi)徹底失敗。后者是(shi)所有(you)人(ren)(ren)都不(bu)愿看到的(de)(de)(de)(de)(de)結果(guo)，但(dan)卻因(yin)我們(men)這樣(yang)那(nei)樣(yang)的(de)(de)(de)(de)(de)疏忽、不(bu)周(zhou)(zhou)全的(de)(de)(de)(de)(de)考慮(lv)、失誤及僥(jiao)幸心理而時(shi)時(shi)在我們(men)周(zhou)(zhou)圍發生著。
二、魔力來源于(yu)細節。
“細節決定成敗”完全可以成為一名活動策(ce)劃者的座右銘。
1、動(dong)手。把(ba)你(ni)(ni)想(xiang)到(dao)的(de)(de)有關活(huo)動(dong)的(de)(de)內容信(xin)息(xi)都寫下來，包(bao)括已經(jing)確(que)定(ding)(ding)的(de)(de)、需要再討論的(de)(de)不確(que)定(ding)(ding)因(yin)(yin)素等一(yi)切信(xin)息(xi)。隨(sui)著(zhu)活(huo)動(dong)準備的(de)(de)進(jin)行(xing)(xing)，隨(sui)時更新你(ni)(ni)的(de)(de)記錄，它將有助于你(ni)(ni)掌控整(zheng)個活(huo)動(dong)準備的(de)(de)進(jin)度，使之按(an)你(ni)(ni)的(de)(de)想(xiang)法(fa)有條不紊地進(jin)行(xing)(xing)，那(nei)些不確(que)定(ding)(ding)的(de)(de)因(yin)(yin)素、環節也將按(an)計劃(hua)一(yi)步步得以落實(shi)、確(que)定(ding)(ding)。
2、動(dong)腦。在(zai)活動(dong)準備(bei)的各(ge)個(ge)階段(duan)，你需要像(xiang)放幻燈(deng)片一(yi)樣反(fan)復地(di)、一(yi)遍(bian)(bian)又一(yi)遍(bian)(bian)地(di)想象活動(dong)整個(ge)流程(cheng)及各(ge)個(ge)環節，有哪些細節沒有考(kao)(kao)慮(lv)周全，哪些因素存在(zai)隱患，哪些地(di)方可以(yi)做得更(geng)細更(geng)完(wan)善，考(kao)(kao)慮(lv)整個(ge)活動(dong)所有能考(kao)(kao)慮(lv)的細枝末(mo)節，確保在(zai)活動(dong)開始前排除所有可能威脅到活動(dong)順(shun)利(li)進行的不安全隱患。
3、謹(jin)記墨菲法(fa)則。可能(neng)會(hui)出(chu)錯的事情一(yi)定會(hui)出(chu)錯。
三、活動(dong)策劃五步曲。
1、初步(bu)策(ce)劃及費用預算
1)首先決定是否(fou)有(you)必要舉辦該(gai)活(huo)動(dong)，該(gai)活(huo)動(dong)是否(fou)有(you)價值。
2)決(jue)定活動(dong)規模。活動(dong)規模取決(jue)于：活動(dong)目的(de)和資金。
活(huo)動(dong)(dong)目的(de)(de)：確定(ding)活(huo)動(dong)(dong)希望達到的(de)(de)目的(de)(de)，因為活(huo)動(dong)(dong)目的(de)(de)決定(ding)了你下(xia)一步如(ru)何制定(ding)活(huo)動(dong)(dong)計(ji)劃。
活(huo)動資金：考(kao)慮兩點。
A、是否有足夠的資金舉辦(ban)此活動(dong) ；
B、能預備多少資金舉辦此(ci)活動。
3)活(huo)動初步策(ce)劃(hua)。
4)制(zhi)作(zuo)活動成(cheng)本表，列出費用預算及支付計劃。
2、活動時間
1)制(zhi)定關鍵任(ren)務時間(jian)表(biao)(活動準備完成時間(jian))
2)原則：確定活動時(shi)間，向(xiang)前(qian)排出每天(tian)(tian)應(ying)當做的(de)事，活動策(ce)劃，確保在方(fang)案實(shi)施前(qian)一天(tian)(tian)將所有事情完全定下來，留足時(shi)間檢查關(guan)鍵時(shi)刻的(de)各種細節(jie)。
3)確(que)保每一個工(gong)作人員在活動開始前處于精(jing)神(shen)飽滿的(de)最佳狀態。
4)確(que)保每一個重(zhong)要截止時(shi)間(jian)成為你關鍵任務時(shi)間(jian)表(biao)上(shang)的一部分。注意來賓(bin)人數變(bian)更時(shi)間(jian)和活動在取消而(er)不造成損(sun)失的最(zui)后日期。
5)工作表：
A、作用在(zai)于確認什(shen)么人(ren)做什(shen)么事，可(ke)比作一本工作流(liu)程手冊，包含(han)活動的所有信息，以便降低出錯可(ke)能，減少因疏漏導致(zhi)的意外(wai)。
B、安排專門人員負(fu)(fu)責準備該工作表，負(fu)(fu)責控制填入的信息。
C、工(gong)作單(dan)開頭(tou)是一份“通訊錄”，記(ji)錄活動委員會成員的姓名、職(zhi)務、電話號碼甚至家庭電話。
D、將工作單提供給供應商(shang)和主要工作人員，并及時(shi)更新(xin)。
6)活動(dong)的(de)時間安排：一(yi)(yi)年中的(de)某一(yi)(yi)月，一(yi)(yi)星期中的(de)某一(yi)(yi)天(tian)，一(yi)(yi)天(tian)中的(de)某個時間。
A、考慮參(can)(can)會人員是否(fou)需要(yao)換裝參(can)(can)會，時間(jian)是否(fou)充裕(yu);
B、考(kao)慮參會人(ren)員從何(he)處趕來，該時(shi)段(duan)的交通情況如何(he)，能否(fou)按(an)時(shi)趕到活動(dong)現場;
C、工作人員是否留(liu)有(you)充(chong)足的時間在第一(yi)個(ge)客人到場(chang)前至少半小時趕到會場(chang)完(wan)成(cheng)吃飯、停車、換(huan)裝等個(ge)人準備;
D、會(hui)議開(kai)始前(qian)這個時(shi)段(duan)的停車位是否(fou)充足(zu);
E、活(huo)動會(hui)持續多長時間，是否(fou)對參(can)會(hui)人員次日的(de)工作、生活(huo)造(zao)成(cheng)影響，以至參(can)會(hui)人員無法全心投(tou)入活(huo)動中。
